Quand arrive la fin d’un projet, c’est le moment où, en tant que photographe, on a besoin de documents justificatifs pour sa propre comptabilité et celle de l’école. Que fournir à mon comptable ? Que fournir à l’école ? Vous allez voir, ce n’est pas si compliqué 😊

Si vous êtes en encaissement au nom de l’école

Rappel important : dans ce cas, l’école est le vendeur auprès des parents, et le photographe un prestataire qu’elle paie pour réaliser les photos scolaires. Ce qui implique que :

  • le chiffre d’affaires de l’école correspond au montant total des commandes groupées (et pas seulement à sa part) ;
  • la prestation du photographe (donc la part du photographe sur les ventes groupées) correspond à une charge pour l’école ;
  • la différence entre ces deux montants représente la part école.

Il faut que l’école justifie 2 montants dans sa comptabilité :

  • le chiffre d’affaires réalisé (le montant total des commandes groupées)
  • le coût de la prestation du photographe

Elle n’a pas besoin d’un document pour justifier le versement qu’elle a reçu, qui ne constitue que la différence entre ces deux montants. Le fait que Lumys ne lui reverse que sa part est une facilité pour l’école : cela lui évite d’avoir à faire un versement au photographe de son côté, cela limite simplement les flux financiers. Mais cela ne change rien à la réalité comptable.

De votre côté, en tant que photographe, vous avez à justifier dans votre comptabilité :

  • votre chiffre d’affaires, soit la part photographe qui vous revient ;
  • vos charges, soit les factures Lumys pour la commission et la production.

Tableau récapitulatif des documents que vous pouvez utiliser pour votre comptabilité

Si vous avez défini la part école par exemple à 30% sur votre projet :

Si vous avez défini la part école à 100% sur votre projet :

Si vous êtes en encaissement au nom du photographe

Rappel important : dans ce cas, vous, en tant que photographe, êtes le vendeur auprès des parents. ⚠️ On préfèrera ce mode d’encaissement pour un projet crèche privée, club de sport, etc. ceux-ci ne pouvant encaisser les ventes en leur nom propre. Pour les écoles, nous vous rappelons que la circulaire de 2003 sur la photographie scolaire déconseille l’encaissement au nom du photographe.

Ce qui implique que :

  • votre chiffre d’affaires, en tant que photographe, correspond au montant total des commandes ;
  • le chiffre d’affaires de l’école correspond au montant de la facture qu’elle vous adresse, qui correspond à la part des ventes qui lui revient et que vous avez négociée ;
  • la facture de l’école rentrera dans vos charges.

L’école justifie 1 seul montant dans sa comptabilité :

  • la part école qui lui revient, pour laquelle, elle vous adresse une facture, et qui correspond à son chiffre d’affaires.

Vous, en tant que photographe, avez à justifier :

  • votre chiffre d’affaires, soit le montant total des commandes ;
  • vos charges, incluant la part qui revient à l’école et les factures Lumys pour les commissions et la production.

Tableau récapitulatif des documents que vous pouvez utiliser pour votre comptabilité

Note sur le CSV du détail des commandes mentionné dans les 3 tableaux :

  • Le CSV du détail des commandes est d’une grande aide pour obtenir les totaux. Il a la même valeur comptable que la synthèse des ventes : ce n’est pas un document comptable recevable seul, mais il sera apprécié des comptables car il leur facilite la vie 🙂
  • Il y a plusieurs endroits où vous pouvez récupérer un CSV avec le détail des commandes :
    • sur l’interface photographe, dans le projet, bouton « télécharger le détail des commandes » : on télécharge le CSV qui contient toutes les commandes du projet, c’est le fichier le plus fourni. Le même document est accessible dans le menu Commandes > Commandes groupées.
    • sur l’interface photographe, dans le menu « Versements » : pour chaque versement, on peut télécharger le détail des commandes : il contient uniquement les commandes passées dans cette facturation, tous projets confondus.
    • sur l’interface école, dans le menu « Détail des commandes » : ce document est destiné à l’école et ne contient pas certaines informations comme les frais de production ou les commandes isolées. C’est ce document qui est réellement adapté pour l’école donc il vaut mieux guider l’école pour qu’elle le récupère depuis son interface. Pour rappel, il existe un tutoriel vidéo de l’interface école : https://youtu.be/MT9cd9COyKI

Voilà, en espérant que tout est clair pour vous. Nous sommes à votre écoute !