Les collèges et lycée souhaitent généralement avoir rapidement des trombinoscopes pour chaque classe à la rentrée et intégrer simplement les photos des élèves aux divers outils de gestion scolaire type Pronote.

La bonne nouvelle, c’est que c’est très simple à faire avec Lumys Scolaire. Suivez le guide !

Vous pouvez consulter ce tutoriel en vidéo en cliquant ci-dessous.

Vous pouvez aussi lire le tutoriel pas à pas rédigé ci-dessous.

1ère étape incontournable : association des photos et des noms

Afin d’associer les noms aux photos, récupérez de la part de l’école ou créez sur une seule feuille d’un tableur Excel (ou équivalent) un tableau avec comme colonnes prénom, nom et classe pour tous les élèves. Vous prenez les photos des élèves par ordre alphabétique. Cependant, pour que les bons noms soient associés aux bonnes photos par la suite, il n’est pas nécessaire que les noms des élèves soient classés par ordre alphabétique dans le fichier.

Exportez ensuite le fichier en format CSV (avec les valeurs séparées par des virgules).

Le fichier .csv que vous obtenez est de ce type :

Allez ensuite dans votre interface photographe, et, dans votre projet, cliquez sur « Importer les noms d’élèves ». Vous devez choisir l’ordre des colonnes qui correspond à votre fichier (Nom / Prénom / Classe ou Prénom / Nom / Classe) et signaler s’il y a une première ligne d’en-tête dans votre tableau (dans notre exemple, c’est le cas, puisque nous avons bien donner un nom aux colonnes).  Et finalement, sélectionner le fichier à importer.

Allez ensuite dans une classe et cliquez sur « Association des noms ». Si les noms des classes sont les mêmes ou similaires aux noms de vos dossiers classes, le logiciel va immédiatement repérer les noms correspondant à la bonne classe dans le fichier CSV. Sinon, vous pouvez sélectionner la bonne association.

L’interface vous permet ensuite de cocher les noms des élèves absents le jour de la prise de vue, pour lesquels aucune photo n’a été prise. C’est le cas si vous voyez en haut de la fenêtre que le nombre de noms importés et le nombre de photos sont différents. Vous auriez aussi pu pour chaque élève absent faire une photo vide au moment où sa photo aurait dû être prise. Dans ce cas, même en cas d’absence, le nombre de noms et le nombre de photos seront égaux, et vous n’aurez pas à signaler les élèves absents sur cette interfaces.

Cliquez sur « Valider ». Et voilà, vous voyez apparaître les noms des enfants sur chaque photo, l’association est faite !

En cas d’erreur dans l’association des noms, sachez que l’établissement scolaire peut lui-même faire la correction depuis l’interface école. Pour cela, sur l’interface école, il suffit de cliquer sur « Elèves » puis « Association des noms ». On peut alors de déplacer une photo pour l’échanger avec une autre et l’associer ainsi au bon nom. Cela permettra à l’école d’avoir des trombinoscopes et des vignettes corrects.

Générer les vignettes élèves compatibles avec les outils de gestion scolaire (Pronote et cie).

Une fois l’association des noms faites, depuis l’interface école, l’établissement scolaire peut récupérer les vignettes des élèves dans le format compatible avec le logiciel de gestion où il souhaite les intégrer. Pour cela, dans « Elèves », il suffit de cliquer sur « Vignettes élèves ». L’école peut alors choisir le format de nom de fichier des vignettes, en cohérence avec le format demandé dans son logiciel :

  • Nom Prénom
  • Nom.Prénom
  • NomPrénom
  • ou un format personnalisé

C’est ainsi que les vignettes générées sont compatibles avec tous les logiciels utilisés par les établissements scolaires.

En cliquant sur « Télécharger », l’établissement scolaire obtient un fichier zip incluant des sous-dossiers par classe où se trouvent les vignettes des élèves. Et chaque vignette est nommé selon le nom de l’élève, dans le format choisi.

Générer des trombinoscopes

Une fois l’association des noms faites, vous pouvez également simplement générer des trombinoscopes par classes. Pour ce faire, dans votre projet, cliquez sur « Générer les trombinoscopes ». Choisissez le format de présentation voulu (par exemple, un nombre fixe de photos par page, ou encore toutes les photos d’une même classe sur une page).

Cliquez sur « Télécharger ». Et voilà, vous obtenez vos trombinoscopes !

L’école peut faire de même depuis l’interface école en cliquant sur « Elèves » puis « Trombinoscope ».

Nous sommes à pour vous accompagner :-)