Ce webinaire est dédié aux photographes scolaires, de crèches et clubs sportifs utilisant ou souhaitant Lumys Scolaire pour leurs projets, en ayant recours à notre laboratoire partenaire pour leurs impressions.

Son objectif :

  • Vous faire (re)découvrir les fonctionnalités essentielles du logiciel en paramétrant étape par étape un projet entier.
  • Vous guider à travers l’utilisation de Lumys Scolaire en intégrant les bonnes pratiques pour des projets réussis, pour vous et vos clients.

Consultez le replay intégral du webinaire pour le paramétrage pas à pas de vos projets :

Vous pouvez aussi aller directement au sujet sur lequel vous avez besoin d’être guidé(e) :

  • 00:12 Explication des paramètres généraux
  • 01:30 Paramétrage des tarifs
  • 16:39 Création des pochettes
  • 27:46 Prix dégressifs
  • 32:05 Produit offert
  • 35:03 Modèles d’emails
  • 37:20 Filigranes
  • 39:54 Rubrique « Mon activité »
  • 40:50 Création d’une fiche établissement
  • 42:49 Création d’un projet (marge, dates de fin de commandes, mode d’encaissement, modes de paiement, modalités de production)
  • 53:35 Upload et tri des photos
  • 57:32 Affecter un profil de tarifs et des promotions à un projet
  • 59:17 Affecter un filigrane à un projet
  • 59:38 Contrôle qualité
  • 01:02:28 Édition des coupons d’accès
  • 01:03:56 Publication du projet
  • 01:04:34 Visualisation du projet côté parent

En bonus, voici les réponses aux questions qui ont été posées lors du webinaire.

QUESTION 1 : Lumys Pro et Lumys Scolaire partagent-ils le même abonnement ?

Non, Lumys Scolaire n’est pas sur abonnement. Lumys Scolaire fonctionne sur la base d’une commission de 6% HT sur les ventes, avec inclus frais bancaires (hors Bancontact en Belgique), annulation de commande sans frais et service clients par email et téléphone.

QUESTION 2 : Si on ne souhaite pas que les parents achètent des marque-pages en dehors des pochettes c’est possible ?

Non, les produits dans les pochettes sont toujours proposés en produit individuels également. De quoi faire des ventes en plus 😉

QUESTION 3 : Les marques pages sont en support cartonnés ? Et ce sont aux parents de les découper ?

Les marque-pages sont imprimés sur papier photo. C’est aux parents de les découper.

QUESTION 4 : Peut on mettre plusieurs portraits pour le même enfant?

Oui, vous pouvez mettre autant de portraits par enfant que vous le souhaitez.

QUESTION 5 : Est-ce qu’il y a des design adaptés aux clubs de judo ?

Dans le nouveau catalogue, nous allons proposer des designs adaptés aux clubs de sport. Il y aura des calendriers, marque-pages et cartes. Nous avons fait appel à un graphiste spécialisé. Le nouveau catalogue sera disponible fin février / début mars, mais les nouveau xproduist ne seront disponibles qu’à la rentrée de septembre.

QUESTION 6 : Peut-on faire des packs de fichiers numériques avec tarif dégressif ?

Il y a aujourd’hui possibilité de proposer des tarifs dégressifs, avec un % de réduction en fonction d’un certain montant de commande. Nous allons bientôt proposer la possibilité d’inclure des fichiers numériques dans les pochettes. Vous pourrez alors créer des pochettes constituées de plusieurs fichiers numériques.

QUESTION 7 : Proposez-vous des cartonnages personnalisés avec les photos de l’établissement ?

Pas pour l’instant. Nous étudions le sujet.

QUESTION 8 : Peut-on voir l’ensemble des produits sélectionnés que nous avons tarifés ?

Vous pouvez voir les produits pour lesquels vous avez défini des tarifs dans votre profil de tarifs. Vous pouvez vous rendre compte visuellement de la sélection que vous proposez à la vente en vous connectant tout simplement sur l’interface de commande parents.

QUESTION 9 :  Avons-nous la possibilité de voir la qualité des photos de vos labo ? Est-il possible d’avoir des produits de démo ? Au moins des photos ?

Si vous souhaitez des échantillons, il vous suffit de paramétrer un projet test avec des tarifs coûtants, et de commander vous-mêmes. Cela ne vous coûtera que quelques euros et vous pourrez vivre l’expérience de commande comme les parents.

Pour les photos des produits que nous proposons via notre laboratoire partenaire, vous pouvez toutes les retouvez dans le catalogue Lumys Scolaire.

QUESTION 10 : Est-il possible de proposer pour un même élève des photos avec des ratios différents

Tout à fait. Il faut simplement vous assurer de bien renseigner les tarifs des produits que vous souhaitez proposer correspondant à chacun des ratios de vos photos.

QUESTION 11 : Comment faire pour que la photo des enseignants soit offerte au directeur ? Je propose des photos gratuites pour les adultes présent pour chaque photo de classe ainsi qu’un trombi 50×70 des élèves, est-ce possible de le commander en passant par votre labo ? 

Concernant les photos offertes, il faut aujourd’hui renseigner les tarifs de votre projet à prix coûtant (pour les formats concernés), publier le projet et, AVANT de distribuer les coupons, commander vous-mêmes les photos que vous souhaitez offrir. Vous modifiez ensuite les tarifs pour mettre les tarifs de vente aux parents. Et distribuer les coupons. Nous étudions une façon plus simple de procéder.

Concernant les trombinoscopes 50×70, nous ne proposons pas ce format avec notre labo.

QUESTION 12 : En passant par votre labo, combien de temps de livraison ?

Cela dépend des périodes.

En période « normale », c’est 3 à 10 jours pour une commande groupée en fonction du tri et de la taille de la commande groupée, et 2 ou 3 jours pour les commandes isolées.

En pleine période de pic, les délais sont plus longs. Mais nous communiquons toujours sur les dates de fin de commande pour recevoir les photos avant les vacances de Noël ou d’été selon la saison.

QUESTION 13 : Peut-on mettre un fichier HD ou un fichier web dans une pochette ?

Très très bientôt.

QUESTION 14 : Nous connaissons la saisonnalité des photos scolaires entre septembre et décembre . Y a t il une saisonnalité pour les crèches ?

Pour ce type de question, vous pouvez vous rapprocher de notre équipe commerciale. Pour vous donner quelques indications, d’après ce que nous constatons, c’est plus étalé que sur le scolaire et plus concentré sur le 1er semestre de l’année civile.

QUESTION 15 : l’école où je vais intervenir a l’habitude d’offrir la pochette fratrie si les pochettes individuelles sont achetées. comment le paramétrer ?

Avec la fonctionnalité « Produit offert », vous pouvez offrir une photo de fratrie. Mais il n’est pas possible d’offrir une pochette fratrie complète.

QUESTION 16 : est ce que les parents peuvent cumuler les produits offerts ?

Non, y compris avec plusieurs codes. Vous pouvez avoir plusieurs offres de produit offerts sur un même projet mais les parents ne pourront en choisir qu’un seul dans leur commande.

QUESTION 17 : Quel format pour mettre un filigrane sur du 2/3 que ce soit en portrait ou paysage ?

Il faut que vous définissiez un filigrane en amont qui conviendra aux 2 orientations. Faites des tests ;-)

QUESTION 18 : Peut on régler le nombre de filigranes pour les rependre en plusieurs fois sur la photos ?

Non le filigrane n’apparaîtra qu’une fois sur la photo. Si vous souhaitez un filigrane qui se répète plusieurs fois, vous devez le créer en amont.

QUESTION 19 : Comment faire une pochette fratrie ?

Dans vos profils de tarifs, vous définissez des tarifs pour les produits de type fratries. Il suffit d’intégrer à votre pochette des produits de type fratries, comme vous le faites pour les produits de type portrait ou groupe.

QUESTION 20 : comment faire pour les calendriers horizontaux et verticaux : quelle différence d’orientation ?

Dans vos profils de tarifs, vous allez renseigner des tarifs pour les calendriers dans les produits de type portrait, puis des tarifs pour les calendriers pour les produits de type groupe. Les calendriers qui seront proposés sur l’interface parents seront adaptés automatiquement à l’orientation de votre photo.

QUESTION 21 : Quoi montrer quand on démarche un ou plusieurs prospects ?

Quand vous démarchez de nouveaux établissements, crèches ou écoles, pour un maximum d’impacts, venez avec des clichés qui montrent votre savoir-faire, des échantillons des produits que vous souhaitez proposer, le catalogue Lumys Scolaire, le guide établissement, le guide parent, un projet démo et le guide interface établissement. Tout est expliqué ici.

QUESTION 22 : Y a-t-il une pochette « physique » (type pochette cartonnée) inclus dans les livraison des photos scolaires ?

Oui. Vous avez le choix entre 4 cartonnages. Vous pouvez les commander et également demander le tri, pour que l’école n’ait plus qu’à distribuer.

QUESTION 23 : Lorsqu’on commande des planches multi-formats , c’est vous qui faites la mise en page à partir d’une image ?

Oui. Si vous passez par notre laboratoire pour les impressions, vous avez le choix entre plusieurs gabarits de planches multi-formats. La mise en page se fera automatiquement pour l’affichage aux parents et pour la production. Vous avez juste à sélectionner celle(s) que vous souhaitez proposer et définir les prix.

QUESTION 24 : Je propose des packs de fichiers numériques. Le fichier à 20, les 3 à 50… comment faire pour paramétrer ?

Ce sera très très bientôt possible. Vous définissez le tarif unitaire d’un fichier numérique à 20€. Puis vous pourrez paramétrer une pochette que vous pourrez nommer « pack numérique » dans laquelle vous insèrerez 3 fichiers numériques. Et vous fixez son prix à 50€.

QUESTION 25 : Peut on insérer dans une pochette des portraits différents ?

Vous pouvez insérer plusieurs produits portraits dans une pochette. Par exemple, deux 13×18. Dans cet exemple, si vous avez shooté plusieurs portraits par enfant, les parents pourront choisir de commander deux fois le même portrait ou de prendre un tirage de chaque portrait.

QUESTION 26 : Est-il possible d’avoir plus de détails sur le process global avec les QR codes et l’identification des enfants ?

A regarder sur le lien vidéo ci-dessus. Pour chaque enfant, un coupon individuel avec un code unique est édité automatiquement. Afin de commander les photos de leur enfant, les parents doivent se rendre à l’adresse internet mentionnée sur le coupon (ou scanner le QR code avec leur téléphone) et se connecter à l’aide de ce code unique. Vous pouvez vous référer à ce guide parent ou au tutoriel vidéo spécialement conçu pour eux.

QUESTION 27 : Est-il possible de mettre plusieurs dates de prise de vue par projet ?

Non, on ne peut mettre qu’une seule date.

QUESTION 28 : Je démarre sur les crèches et envisage les clubs… Quelle pratique pour les commissions sachant que les établissements ou clubs peuvent être petits ?

Nous vous encourageons à prendre rendez-vous avec notre service commercial qui va pouvoir vous expliquer de manière personnalisée la stratégie à appliquer ;-)

QUESTION 29 : Niveau répartition des ventes, est-ce pareil pour les clubs? Pouvons nous également choisir de dispatcher entre le club et le photographe ?

Nous avons précisé sur Lumys Scolaire que l’encaissement au nom de l’école, qui permet de dispatcher automatiquement entre l’établissement et le photographe, est réservé aux écoles. C’est lié à la problématique de la TVA à reverser. Les écoles ne sont pas redevables de la TVA et nous pouvons donc faire ce dispatch.

Pour les autres types d’établissements, crèches ou clubs, cela dépend donc de leur situation et nous avons donc préféré ne pas donner de règle générale. Et pour les clubs ou crèches, nous recommandons donc de notre côté d’encaisser au nom du photographe.

Cependant, techniquement vous pouvez choisir l’encaissement au nom du club. Mais si le club est redevable de la TVA, il faudra vous assurer ensuite qu’il émet une facture et reverse la TVA.

QUESTION 30 : Pour les pochettes, est-ce que celles des crèches sont prêtes ? Car on ne résonne pas en année scolaire

Nous avons prévu un cartonnage plus neutre qui puisse s’adapter aux crèches et qui sera disponible à la rentrée de septembre 2025.

QUESTION 31 : Devons nous créer un sous dossier par classe ? c’est a dire CE1.1 CE1.2 CE.3 etc ?

Afin de faciliter la distribution des coupons à l’école par classe, lors de l’import des photos, il faut avoir un dossier général au nom de l’école et des sous-dossiers par classe contenant les photos. Ainsi, les coupons seront générés dans l’ordre des classes et la classe sera mentionnée sur le coupon.

QUESTION 32 : En crèche, puisqu’il n’y a pas de classes, peut-on importer le dossier contentant toutes les photos sans sous dossier ?

Dans ce cas, il faut créer un dossier général au nom de la crèche et un seul sous-dossier. Cela créera l’équivalent d’une classe, incluant les photos de tous les enfants.

QUESTION 33 : Pourquoi les 2 photos de classe dans le même groupe et pas « Groupe 1 » et « Groupe 2 »?

Tout dépend de ce que vous voulez faire.

  • Si vous mettez les deux photos de groupe dans le groupe 1, les deux photos seront proposées au même prix. Et si vous avez inclus une photo de groupe dans la pochette, les parents pourront choisir l’une ou l’autre.
  • Si vous mettez une photo de groupe dans le groupe 1 et l’autre dans le groupe 2, vous pouvez définir un prix différent pour chacune des photos. Et si vous souhaitez inclure une photo de groupe dans une pochette, vous mettrez soit la groupe 1, soit la groupe 2, ce qui a pour conséquence que la photo de groupe de la pochette sera imposée aux parents.

Pour des explications plus détaillées, consultez le tutoriel sur les groupes.

QUESTION 34 : Comment faire pour les écoles réclamant du NB…. ou Sépia…. pourriez vous créer cette option? ou une solution…?

Vous pouvez proposer plusieurs portraits par enfant. Donc pour pouvoir proposer, en plus de la photo en couleur une photo en noir et blanc et/ou une photo en sépia, il faut créer vous-même les versions en noir et blanc et sépia des photos. Vous importez ensuite les portraits en couleurs, noir et blanc et/ou sépia pour chaque enfant. Vous signalerez au moment du tri des photos sur la plateforme que vous avez 2 ou 3 portraits par enfant. LE coupon individuel donnera bien accès aux 3 photos sur l’interface de commande parent.

Nous ne proposons pas une conversion automatique des photos couleurs en noir et blanc ou sépia directement sur l’interface. Nous pouvons étudier l’option, mais en général, le noir et blanc ou le sépia sera bien plus beau si vous le générez vous-même.

QUESTION 35 : Ai-je bien compris? quand un parent commande un tirage, le fichier HD est-il systématiquement envoyé et attachée à la commande ?

Le fichier numérique est un produit différent du tirage. L’achat de l’un n’implique pas la gratuité de l’autre, sauf si vous avez paramétré un produit offert dans ce sens 😊

QUESTION 36 : S’il y a plusieurs photos portraits par élève, faut-il nommer les photos par les noms des élèves ou le mode auto fait le tri automatiquement ?

S’il y a plusieurs portraits par élève, vous n’avez pas besoin de nommer les photos par les noms des élèves pour réaliser le tri sur l’interface. En général, les photos sont prises élève après élève. Donc vous aurez shooté un élève deux fois, puis le suivant deux fois, et ainsi de suite. Vos clichés seront donc dans l’ordre. Il suffira au moment du tri de signaler que vous avez 2 portraits par élèves et le tri se fera automatiquement.

QUESTION 37 : Comment se passe l’association des noms ?

Si vous souhaitez associer les noms des enfants aux photos, Il faut importer un fichier .csv avec nom, prénom et classe des enfants. Voir le tutoriel complet (1er paragraphe). Globalement, tous nos tutoriels et conseils, très complets, sont sur notre blog.

QUESTION 38 : A propos des clubs de sport, quand on photographie un enfant puis une fratrie ou un groupe de copains, comment se fait le tri ?

  • Pour les portraits individuels, vous importez les photos à partir d’un sous-dossier « classe » que vous nommez selon le niveau sportifs.
  • Pour les photos de fratries, vous créez simplement une classe que vous nommez « fratrie ». Des coupons d’accès dédiés aux fratries seront édités, comme pour les portraits individuels.
  • Pour les photos avec les copains, vous les classez dans les photos de groupe.

QUESTION 39 : Comment faire en cas de fratrie pour que les parents puissent ne passer qu’une commande et faire des prix dégressif dans ce cas ? Par exemple : photo de classe 1er enfant à 10€, photo de classe second enfant à 9€

Il est possible de faire une seule commande pour les deux enfants en même temps. Vous vous connectez avec le code d’un des deux enfants et vous pouvez ensuite, une fois connecté, rajouter le code du 2ème enfant.

En revanche, vous ne pourrez pas mettre en place la mécanique tarifaire que vous évoquez. Vous pouvez mettre en place un tarif dégressif, avec un % de réduction, à partir d’un certain montant de commande pour la commande complète incluant les photos des deux enfants. Ou proposer un produit offert pour l’achat par exemple d’une pochette (ou autre produit) ou à partir d’un certain montant de commande.

QUESTION 40 : Peut-on créer une planche mutli-formats avec une photo en noir et blanc et les autres en couleur. 

Si vous passez par notre laboratoire partenaire pour les impressions, il n’est pas possible de proposer une planche multi-formats avec une photo en noir et blanc et les autres en couleur. Les planches de réductions sont générées automatiquement à partir de nos gabarits sur la base d’une seule photo.

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