En période chargée, en s’approchant de Noël, les transporteurs étant très sollicités, il peut arriver que vous ayez un manque de visibilité sur la date de livraison des commandes groupées ou des retards de livraison annoncés.
Voici quelques conseils pour gérer cette période au mieux.
1. Utilisez les outils de suivi de colis
- Cliquez sur la commande groupée concernée
- puis sur le numéro de suivi et accédez ainsi directement au suivi de colis du transporteur concerné
- Si le lien ne fonctionne pas, copiez simplement le numéro de suivi et collez le dans le champs de suivi de colis du site du transporteur.
2. Si vous êtes informés d’un retard de livraison, informez l’école au plus vite
Faute avouée est à moitié pardonnée 😉. Même si ce n’est évidemment pas votre faute s’il y a un retard, vous êtes l’interlocuteur de l’école. Expliquez simplement la situation le plus factuellement possible.
En vous tenant au courant à l’aide des outils de suivi de colis des transporteurs, vous pourrez ainsi tenir les écoles régulièrement informées de la situation. Si cela ne résout pas tout, et même si vous ne pouvez pas faire plus, vous montrez ainsi que vous accordez de l’importance à les livrer à temps et que vous faites votre possible pour gérer la situation.
3. Encouragez l’école à informer les parents
Donnez suffisamment d’informations à l’école pour qu’elle puisse les relayer aux parents. Si vous voulez les accompagner jusqu’au bout, rédigez-même vous-même le message à adresser aux parents. Par exemple :
« Le photographe de l’école nous a informés que le transporteur avait du retard dans la livraison. Pas d’inquiétude, vos commandes des photos scolaires vont arriver. Nous vous tiendrons au courant quand nous en saurons plus. »
Le bénéfice ? Les parents ne ressentiront pas le besoin de contacter l’école ou vous-mêmes, ou même Lumys, pour savoir quand les photos vont arriver ou pourquoi elles ne sont pas encore là. Ôter cette pression à chacun – parents, école et vous – sera bénéfique à tous.
