La saison de photos scolaires de septembre à décembre 2022 se termine et l’année touche à sa fin. On s’est dit que quelques articles pour vous aider – vous ou votre comptable – à clôturer vos comptes sereinement pourraient être bienvenus 🤗

Cet article traite du chiffre d’affaires. Les articles suivants peuvent aussi vous intéresser :

Mon chiffre d’affaires, c’est quoi ?

ON VOUS MET TOUTES LES EXPLICATIONS SI VOUS VOULEZ TOUT BIEN COMPRENDRE MAIS VOUS AVEZ PLUS BAS DEUX ENCADRÉS QUI RÉSUMENT L’ESSENTIEL À SAVOIR SUR LE CHIFFRE D’AFFAIRES.

Imaginez un monde sans solution numérique et sans carte bancaire. Sans Lumys Scolaire donc 😭

Dans ce cas, voici comment se passe la vente des photos scolaires :

  • Les parents paient l’école.
  • L’école encaisse l’argent. C’est donc techniquement l’école qui est le vendeur.
  • Vous faites une facture à l’école pour votre prestation.
  • Le montant de cette facture représente alors votre chiffre d’affaires.

Si on imagine que le total des commandes des parents s’élève à 1000€ et que la part école a été négociée à 30% :

  • Vous éditez alors une facture pour l’école en votre nom de 700€.
  • Ces 700€ correspondent alors à votre chiffre d’affaires à enregistrer en comptabilité.
  • Et votre facture de 700€ adressée à l’école est alors le document comptable nécessaire pour justifier de votre chiffre d’affaires en cas de contrôle.

Vous avez ensuite bien évidemment à produire et expédier les photos et donc à payer les charges associées.

Dans la vraie vie avec Lumys scolaire 🙂

Dans le cas où je paramètre mon projet avec un encaissement au nom de l’école (qui est la pratique recommandée par la circulaire de 2003 sur la photographie scolaire)

Dans ce cas-là, c’est bien l’école qui est le vendeur. C’est pour cela que c’est l’école qui apparaît dans l’entête des bons de commande.

C’est donc exactement pareil que le cas décrit dans un monde sans numérique et sans CB : votre chiffre d’affaires correspond au montant de votre prestation, à savoir votre part sur le total des commandes groupées, moins la part école. Si le total des commandes sur une école est de 1000€ et que la part école négociée est de 30%, votre chiffre d’affaires à enregistrer dans vos comptes est de 700€.

Seulement, Lumys Scolaire vous simplifie la vie. En effet

  • Lumys édite en votre nom une facture correspondant à votre prestation.
  • Cette facture est envoyée par email à l’école avec vous en copie.
  • Vous recevez une copie de l’email incluant la facture adressée à l’école.
  • Et vous recevez un email séparé, qui vous est cette fois adressé à vous, incluant également cette facture.

Petite subtilité toutefois :

  • Si vous avez autorisé les paiements par chèque, Les chèques sont en totalité encaissés par l’école. La facture émise automatiquement par Lumys ne tient pas compte des commandes par chèque. Vous devez donc émettre de votre côté une facture à l’école pour leur facturer et vous faire payer votre part sur les commandes par chèque.

Et petite précision :

  • Ce mode d’encaissement est à réserver aux écoles. En effet, dans ce cas de figure, les bons de commandes sont édités sans TVA car les établissements scolaires ne sont pas tenus de déclarer la TVA. Ce qui n’est pas le cas des crèches et clubs de sport pour lesquels il faut donc choisir « encaissement au nom du photographe ».
Dans le cas où je paramètre mon projet avec encaissement au nom du photographe

Dans ce cas de figure, vous êtes le vendeur. C’est votre nom qui apparaît en en-tête des factures. L’intégralité des commandes sera donc encaissée en votre nom. Votre chiffre d’affaires correspondra donc au montant total des commandes. A l’école ensuite de vous adresser une facture pour pouvoir toucher sa part. Dans ce cas, si on reprend l’exemple de l’école dont le total des commandes s’est monté à 1000€ et où la part école a été négociée à 30%, votre chiffre d’affaires sera de 1000€. La part école fera partie de vos frais, comme les frais de tirage ou de port.

Quid des commandes isolées ?

Dans le cas des commandes isolées, il n’y a pas de part école. Et l’école ne voit jamais les montants associés aux commandes isolées. Quand un parent passe une commande isolée, avec ses photos expédiées directement chez lui, il vous paie à vous directement en votre nom, le montant lié aux tarifs des photos et les frais de port. Dans ce cas, la facture qui lui est adressée, en votre nom, intègre donc le prix des photos et le prix des frais de port. Pour les commandes isolées, c’est donc ce montant total (prix des photos + frais de port) qui entre dans votre chiffre d’affaires.

En résumé, votre chiffre d’affaires c’est 
  • Dans le cas d’un encaissement au nom de l’école : le total des commandes groupées – la part école + le total des commandes isolées (y compris les frais de port des commandes isolées)
  • Dans le cas d’un encaissement au nom du photographe : le total des commandes groupées (y compris la part école) + le total des commandes isolées (y compris les frais de port)

Pour connaître votre chiffre d’affaires, il n’est donc pas question de déduire ni les frais de production, ni les frais de port, ni les commissions Lumys.

Quels documents pour connaître mon chiffre d’affaires (moi et/ou mon comptable) ?
  • Il faut récupérer toutes les factures de prestations photographiques reçues par mail (elles correspondent aux commandes groupées et ont valeur de preuves comptables)
  • Y ajouter toutes les factures de commandes isolées à retrouver sur votre interface dans commandes / commandes isolées / tous les bons de commandes et factures (ces documents ont valeur de preuves comptables)
  • Et pour être sympa avec votre comptable, vous pouvez au même endroit télécharger le document intitulé « Détail des commandes », où il sera possible de faire sur tableur la somme de toutes les commandes isolées. Précision : pour chaque mois, vous avez deux documents « détail des commandes » : un correspondant aux commandes isolées faites du 1er au 15 du mois et un pour les commandes isolées faites du 16 au dernier jour du mois.

Exemple de facture de prestations photographiques (commande groupée) reçue par email

Exemple de facture de commande isolée à télécharger sur votre interface (toutes les factures isolées sur l’intervalle de temps que vous définissez sont rassemblées dans un seul document pdf )

Exemple de fichier qui permet de faire la somme de toutes les commandes isolées

En espérant que c’est plus clair pour vous 🙂